¿Qué es ISO 9000?

La calidad es algo que todas las compañías quieren alcanzar y muchas veces es muy difícil lograrlo. Las complicaciones concernientes a la eficacia y la calidad se presentan diariamente en los negocios, ya sea que un documento importante no puede ser encontrado o un cliente no encuentra satisfechas sus expectativas hacia un producto. ¿Cómo puede una compañía incrementar la calidad de sus productos y servicios? La respuesta a esto es ISO 9000.

En cuanto a normas se refiere, ISO 9000 es una de las normas más reconocidas a nivel mundial. ISO 9000 es una norma de gestión de la calidad que presenta directrices con el propósito de incrementar la eficiencia del negocio y la satisfacción del cliente. La meta de ISO 9000 es arraigar un sistema de gestión de la calidad dentro de una organización, incrementando la productividad, reduciendo costos innecesarios, y asegurar la calidad de los procesos y productos.

ISO 9001:2008 es aplicable a los negocios y organizaciones de cualquier sector. El enfoque basado en procesos hace que la norma sea también aplicable a organizaciones de servicios. Sus directrices generales permiten la flexibilidad necesaria para los diversos negocios en el mundo hoy en día.

¿Cómo funciona ISO 9000?

ISO 9000 se establece como una colección de lineamientos que ayudan a la compañía a establecer, mantener y mejorar un sistema de gestión de la calidad. Es importante hacer énfasis que ISO 9000 no es un conjunto de requisitos rígidos, y que las organizaciones cuentan con la flexibilidad de cómo van a implementar su sistema de gestión de la calidad. Esta libertad permite a la norma ISO 9000 ser utilizada en una gran diversidad de organizaciones, y en negocios tanto grandes como pequeños.

Un aspecto importante de ISO 9000 es su enfoque basado en procesos. En lugar de ver a los departamentos y procesos individuales de una compañía, ISO 9000 requiere que una compañía vea “el marco completo.” ¿Cómo interactúan los procesos? ¿Pueden ser integrados unos con otros? ¿Cuáles son los aspectos importantes de los productos y servicios?

Una vez que éste enfoque basado en procesos es implementado, varias auditorías pueden ser realizadas para verificar la eficacia de su sistema de gestión de la calidad. Existen tres tipos principales de auditorías- auditorías de primera, segunda y terceras partes. Una auditoría interna es una auditoría de primera parte. ISO 9000 alienta (y requiere) este tipo de auditoría para que la organización pueda tener una retroalimentación rápida de aquellas personas que conocen mejor a la compañía. Sin embargo, este proceso de auditoría no puede ser visto como imparcial. Por consiguiente, las auditorías de segunda parte permiten al cliente evaluar el desempeño de una organización. Como alternativa a una auditoría de segunda parte, muchas compañías eligen certificarse a ISO 9000 a través de una auditoría de tercera parte. En este caso, un cuerpo de certificación independiente llega a la organización y la evalúa bajo los términos de las directrices de ISO 9000. Si una organización cumple con los requisitos de la norma, ésta se certifica en ISO 9000 y lleva un sello de calidad reconocido a nivel mundial.

¿Por qué es importante ISO 9000?

La importancia de ISO 9000 es la importancia de la calidad. Muchas compañías ofrecen productos y servicios, pero solo son aquellas compañías que ofrecen los mejores productos y servicios las que tienen éxito. Con ISO 9000, una organización puede identificar la raíz del problema, y en consecuencia encontrar la solución. Mejorando la eficacia se puede maximizar la ganancia.

Debido a que una amplia gama de compañías implementa las normas ISO 9000, se crea una cadena de suministros con integridad. Cada compañía que participa en el proceso de desarrollar, manufacturar y llevar a cabo mercadotecnia para un producto sabe que es parte de un sistema confiable internacionalmente conocido.

No únicamente los negocios reconocen la importancia de ISO 9000, también el cliente se da cuenta de la importancia de la calidad. Y debido a que el cliente es lo más importante para la compañía, ISO 9000 se enfoca al cliente.

¿Cuáles son los principios de ISO 9000?

1. Enfoque al cliente

Como se estableció anteriormente, el cliente es el foco principal de un negocio. Al comprender y responder a las necesidades de los clientes, una organización puede correctamente dirigirse a un sector demográfico clave y por lo tanto incrementar sus ingresos entregando los productos y servicios que el cliente ha estado buscando. Con el conocimiento de las necesidades del cliente, los recursos pueden ser asignados de manera apropiada y eficiente. Pero lo más importante, la dedicación de un negocio será reconocida por el cliente, creando la lealtad del mismo. Y la lealtad de un cliente hace que regrese a nuestro negocio.

2. Liderazgo

Un equipo de buenos líderes establecerá unidad y dirección rápidamente en un ambiente de negocios. Su objetivo es motivar a todos los que trabajen en el proyecto, los líderes exitosos minimizarán la falta de comunicación dentro y entre los departamentos. Su papel se encuentra íntimamente ligado con el siguiente principio de ISO 9000.

3. Participación del personal

La participación de todos en un equipo de trabajo es de vital importancia para que éste tenga éxito. Esta participación sustancial los llevará a una inversión personal de un proyecto y creará empleados motivados y comprometidos. Estos empleados se inclinarán a la innovación y creatividad y utilizarán sus habilidades para completar un proyecto. Si a las personas se les confiere interés en el desempeño, éstas estarán dispuestas a participar en la mejora continua que ISO 9000 ofrece.

4. Enfoque basado en procesos

Los mejores resultados se logran cuando las actividades y los recursos son gestionados de manera conjunta. Este enfoque basado en procesos para la gestión de la calidad puede disminuir costos a través del uso efectivo de recursos, personal y tiempo. Si un proceso es controlado como un todo, la dirección se puede enfocar en las metas que son importantes para “el marco completo” y dar prioridad a objetivos para maximizar la eficacia.

5. Enfoque de sistema para la gestión

Combinar grupos de dirección puede parecer un choque peligroso de titanes, pero si se lleva a cabo correctamente puede dar como resultado un sistema de gestión eficaz y eficiente. Si los líderes están dedicados a las metas de una organización, se ayudarán entre ellos para lograr una productividad mejorada. Algunos resultados incluyen la integración y alineamiento de procesos clave. Además, las partes interesadas reconocerán la consistencia, efectividad y eficiencia que contiene un sistema de gestión. Tanto proveedores como clientes adquirirán confianza en las habilidades del negocio.

6. Mejora continua

La importancia de este principio es primordial, y debiera ser un objetivo permanente de cada organización. A través del incremento del desempeño, una compañía puede incrementar sus ganancias y tomar ventaja sobre los competidores. Si todo un negocio se dedica a la mejora continua, las actividades de mejora serán alineadas, conduciendo un desarrollo más rápido y eficiente.

Los negocios una vez listos para la mejora y el cambio, tendrán la flexibilidad para reaccionar rápidamente a nuevas oportunidades.

7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión

Las decisiones efectivas son basadas en el análisis y la interpretación de la información y de los datos. Al tomar decisiones basadas en información, es más probable que la organización tome la decisión correcta. Conforme las compañías hagan de esto un hábito, serán capaces de demostrar la eficacia de decisiones pasadas. Esto brindará confianza a las decisiones actuales y futuras.

8. Relación mutuamente beneficiosa con el Proveedor

Es importante establecer una relación mutuamente beneficiosa con el proveedor; ya que una relación de éste tipo crea valor para ambas partes. Un proveedor que reconoce una relación mutuamente beneficiosa reaccionará más rápido cuando un negocio necesite responder a las necesidades del cliente o cambios en el mercado. A través del contacto cercano y la interacción con un proveedor, ambas organizaciones serán capaces de optimizar los recursos y los costos.

¿Por qué son tan importantes los análisis de causa raíz y las acciones correctivas sistemáticas para las normas de sistemas de gestión, tales como ISO 9001?

Al solucionar problemas es importante encontrar la causa del problema para poder desarrollar una solución. Algunas veces, la causa más obvia no es la correcta. Es por esto que ISO 9000 hace énfasis en la importancia de encontrar la(s) causa(s) raíz de un problema. Puede haber múltiples, razones ligeras por las cuales un proceso no se encuentra trabajando correctamente, y encontrar las causas actuales lleva a la compañía a un paso más cerca de encontrar la solución y de la implementación de acciones correctivas.

La meta de encontrar las causas raíz es mejorar la manera en que se gestionan los problemas. El convertirse en un experto en reconocer las causas raíz de un problema llevará a reducir el impacto, a la contención del error y a la prevención de la recurrencia. El identificar y corregir las causas raíz también conllevará a la reducción de esfuerzos innecesarios los cuales bajarán el costo de mantenimiento de la calidad. Entre más acciones correctivas sean tomadas, los procesos serán más estables y la mejora continua enfrentará menos interrupciones.

¿Cómo interactúa ISO 9000 con otras normas?

ISO 9000 es la norma para sistemas de gestión de la calidad que se asemejan a muchos otros sistemas de gestión. Estos otros sistemas basados en salud, seguridad, el medio ambiente y la continuidad de los negocios pueden ser integrados a un sistema global de gestión de negocios. Los beneficios de este sistema incluyen intereses alineados, reducción de costos, y eficiencia mejorada. Con uno de estos sistemas funcionando, es más fácil implementar cualquiera de los otros; muchos documentos que se requieren para una norma diferente se encuentran ya preparados, y el personal está acostumbrado al proceso de auditoría. Utilizar múltiples normas no solamente incrementará la eficiencia de la organización, sino que también incrementará la integridad de sus operaciones.

¿Qué significado tiene ISO 9000 para mí y para mi compañía?

ISO 9000 es una norma creada para lograr la calidad, productos consistentes de una manera más fácil mediante la provisión de pasos específicos para el desarrollo de un sistema de gestión de la calidad de una organización. El propósito de este sistema de gestión de la calidad es el de supervisar el progreso de un producto o servicio mientras pasa por cada etapa de la producción, desde el desarrollo, la prueba, el ensamble y la retroalimentación del cliente.

Una piedra angular de ISO 9000 es la mejora continua. De cierta manera ninguna compañía debiera estar satisfecha con las condiciones de un proceso, siempre debieran estar buscando maneras de hacer que los procesos sean más eficientes y efectivos. ISO 9000 fue escrita con el deseo insaciable en mente de la excelencia en los negocios a nivel mundial. Es por esto que la mejora continua es un requisito de la norma que inspira al progreso y a la búsqueda de la perfección.

ISO 9000 es una norma internacionalmente reconocida, esto puede parecer desalentador para algunos negocios pequeños. ¿Cómo van a implementar la misma norma adoptada por compañías multinacionales? De hecho, muy fácilmente. ISO 9000 es una norma flexible que establece requisitos para que una organización los siga, pero permite a la organización cumplir con estos requisitos de la manera que ésta decida. Esto incrementa el alcance de eficacia de ISO 9000, permitiendo a una gran variedad de compañías crear sistemas de gestión de la calidad que concuerden con sus necesidades.

ISO 9000 es vista en cada sector del mundo de los negocios, y su éxito es testimonio de su valor. Con el enfoque a la satisfacción del cliente, la mejora de productos y servicios y prosperando bajo el sistema de gestión de la calidad de ISO 9000. Con una combinación de mejora continua y acciones correctivas – los principios de ISO 9000 – un negocio creará procesos que corran fluida y eficientemente.

¿Cómo puede ISO 9000 beneficiar a mi pequeño negocio?

Una buena base construye un buen negocio, e ISO 9000 es una buena base para un negocio pequeño que quiere expandir su mercado. Al presentar un sistema de gestión de la calidad como ISO 9000 a un negocio pequeño, la calidad de los procesos incrementará y los costos debido a la ineficiencia bajarán. Además, el pequeño negocio será capaz de anunciar el uso de ISO 9000 internacionalmente conocida. Esto puede crear oportunidades de negocio que no se encontraban disponibles antes de que el sistema de gestión de la calidad se encontrara objetivamente verificado.

El tener sistemas de gestión establecidos debidamente, tales como ISO 9000, también ayudará a la venta del negocio. La integridad y valor de un negocio pequeño serán evidentes, mediante procesos bien documentados y prueba de calidad. ISO 900 asegurará la reputación de su negocio en cualquier situación.