DOMANDE & RISPOSTE

• STORIA • POLITICHE DELLA VERIFICA ISPETTIVA • COSTI

In risposta alle numerose richieste da parte delle aziende di avere maggiori informazioni relative agli enti di certificazione, PJR ha preparato questa sezione intitolata "Domande & Risposte". Si tratta delle domande più frequenti sulla nostra storia e le nostre politiche riguardanti la verifica ispettiva.

Se questo materiale non risponde a tutte le Vostre domande, non esitate a chiamarci allo (02) 4398-1248 per informazioni più specifiche.

STORIA

Quando siete diventati ente di certificazione?
PJR è accreditato come ente di certificazione dal 1994; ha ottenuto l'accreditamento formale nel gennaio 1995 dal RAB.

Che qualifiche avete in qualità di ente di certificazione?
Perry Johnson Registrars, Inc. è accreditato da otto organismi internazionali e dispone di uno staff di oltre 190 valutatori, aventi in media 15 anni di esperienza di valutazione e 18 anni di esperienza nel settore della qualità.

Possiamo avere una copia dei documenti relativi al Vostro stato finanziario più recente e/o potete dimostrare la Vostra stabilità finanziaria?
PJR è una società a capitale privato e nonostante il carattere riservato dei documenti finanziari, è in grado di dimostrare la propria stabilità finanziaria. Vi preghiamo di contattare il presidente di PJR, Terry Boboige, al numero 001-248-358-3388.

Sono predisposte delle clausole in caso di fallimento o di perdita dello status di ente di certificazione della Vostra azienda? In tal caso, cosa succederà alla nostra certificazione?
PJR è il più grande ente di certificazione in nord america, sulla base di aziende certificate.* Comunque, nello sfortunato caso in cui PJR uscisse dal mercato o perdesse i propri accreditamenti, PJR avrà predisposto un protocollo d'intesa, detto memorandum of understanding (MOU) con un organismo di accreditamento. Questo permetterà alla Vostra azienda di mantenere il Vostro status di azienda certificata.

*Come riportato dal Quality Systems Update per gli anni 1999, 2000, 2001 e 2002.

Che qualifiche hanno i Vostri valutatori?
PJR mantiene uno staff di valutatori (sia a tempo pieno che tramite contratti di collaborazione), molti dei quali hanno formato i valutatori responsabili dei nostri concorrenti. I valutatori PJR vantano in media 15 anni di esperienza nel campo della valutazione e 18 anni di esperienza nel campo dell'assicurazione della qualità.

Come determinate la competenza tecnica di un valutatore?
PJR conduce un'estesa valutazione dei valutatori in modo da assicurarsi che ciascuno abbia le necessarie competenze tecniche. Il processo di valutazione include il controllo delle referenze, la verifica della loro carriera accademica e professionale e un esame. Il requisito minimo richiesto per rivendicare il proprio "expertise" in un determinato campo (descritto dai codici SIC - Standard Industrial Classification) è di due anni di esperienza lavorativa o 10 verifiche ispettive, oltre a formazione addizionale. Molti valutatori professionisti impiegati da PJR sono esperti che insegnano anche corsi sulla valutazione di qualità.

Che tipo di esperienza ha PJR e il proprio staff di valutatori nel settore delle verifiche ispettive di certificazione?
Nel gennaio 2002, PJR aveva emesso, fino a tale data, oltre 4,000 attestati di certificazione. Nuove verifiche ispettive di certificazione sono programmante giornalmente; PJR stipula nuovi contratti con più di 200 aziende ogni mese.

Quali sono i Vostri criteri di selezione dei valutatori?
Per definire i propri criteri di qualificazione per valutatori di sistemi di qualità, PJR segue le linee guida di ISO 19011:2002, che descrivono dettagliatamente i requisiti di educazione scolastica, addestramento, esperienza, qualità personali, capacità di gestione e di formazione continua. Tutti i valutatori responsabili sono professionalmente certificati (da RAB, IRCA e/o PJR) e partecipano a sezioni formative ulteriori riguardo alle politiche e procedure di PJR.

Tutti i valutatori di PJR sono valutatori responsabili di un gruppo di valutazione?
No, ma tutti i gruppi di valutazione saranno costituiti da almeno un valutatore responsabile certificato da RAB, IRCA o PJR. Gli altri membri del gruppo, tutti con un buon grado di esperienza nel campo della valutazione della qualità, dell'insegnamento e/o della consulenza, saranno valutatori certificati da RAB, IRCA o PJR.

Da chi è accreditata PJR?
PJR è accreditata dalla Giunta di Accreditamento degli Enti di Certificazione ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB - ex RAB), dal Consiglio Olandese di Accreditamento (Raad voor Accreditatie - RvA), dalla Giunta di Accreditamento Giapponese (Japanese Accreditation Board - JAB), dal Servizio di Accreditamento della Gran Bretagna (United Kingdom Accreditation Service - UKAS), dall'Istituto Nazionale Brasiliano di Metrologia (INMETRO) e dal Sistema Nazionale per l'Accreditamento degli Organismi di Certificazione (SINCERT).

Da che altri organismi prevedete di ottenere ulteriori accreditamenti?
In conformità con i nostri progetti di espansione a livello mondiale, PJR sta lavorando per ottenere gli accreditamenti da diversi organismi nazionali. In Portogallo, PJR ha un ufficio indipendente e siamo in attesa del nostro certificato di accreditamento da Instituto Português da Qualidade (IPQ). PJR ha anche iniziato il procedimento per ottenere l'accreditamento dai seguenti enti: Consiglio Nazionale Cinese di Accreditamento degli Enti di Certificazione (CNACR) e Giunta d'Accreditamento Coreana (KAB).

I sigilli di ANAB (ex RAB), RvA, JAB, UKAS, INMETRO e SINCERT sono accettati a livello internazionale?
Sì. RvA è la più grande agenzia singola di accreditamento al mondo.

PJR dispone di un depliant o di un "CV" delle proprie capacità tecniche e di gestione?
Si prega di riferirsi all'opuscolo relativo al preventivo che descrive e spiega la storia della società, le sue qualifiche, le procedure e le politiche.

Quali sono gli ambiti di accreditamento e gli standard per i quali PJR effettua verifiche ispettive?
Gli ambiti di accreditamento di Perry Johnson Registrars ricomprendono all'incirca 600 codici SIC. PJR è accreditata per conferire attestati di certificazione in base a ISO 9001, ISO 14001, AS9100, TL 9000, ISO/TS 16949 e il Supplemento TE. Inoltre, PJR è uno dei primi enti di certificazione approvati per effettuare la valutazione in accordo a due importanti nuove specifiche nel campo della normazione di gestione: Responsible Care®, ora ufficialmente denominata RC-14001, e OHSAS 18001, Occupational Health & Safety Specification (Specificazioni per la Sicurezza e l'Igiene del Lavoro). Un'entità separata, Perry Johnson Laboratories, Inc., è stata formata per offrire la certificazione a ISO/IEC 17025, la nuova norma internazionale nel settore dei laboratori per prove, collaudi e tarature.

Quanti clienti PJR ha certificato in base a ISO/TS 16949:2002?
Fino all'aprile 2002, PJR aveva conferito approssimativamente 777 certificazioni a ISO/TS 16949:2002,* circa il 30% del nostro mercato. Questo dato mette PJR fra le prime 5 posizioni fra i 166 enti di certificazione al mondo, accreditati per condurre verifiche QS. Il numero di certificazioni conferite aumenta giorno per giorno poichè ulteriori verifiche ispettive di certificazione continuano ad essere condotte.

*Fonte: ASQ. Dati al 19/04/02.

È disponibile una lista di società precedentemente certificate?
Sì. PJR mantiene un registro di tutti i suoi clienti certificati. Per maggiori informazioni, Vi preghiamo di contattare la Direzione Commerciale PJR a Milano. Per quanto riguarda ISO 9000, PJR ha certificato grandi aziende quali Hughes Aircraft, Monsanto, Coca-Cola Bottling e Estee Lauder. Parlando di ISO/TS 16949:2002, abbiamo certificato anche Federal Mogul, Valeo e Siegel Roberts. Nel campo di ISO 14001 abbiamo certificato aziende quali Mitsubishi, Bristol Myers-Squibb, Eaton Corporation, Mead Johnson de Mexico e Clairol Inc.

Qual è la politica di PJR riguardo ai diritti di riservatezza del cliente?
In conformità con le linee guida per gli enti di certificazione contenute nella Guida 62 di IEC/ISO, PJR mantiene uno stretto carattere confidenziale per quanto riguarda i suoi clienti.

Avete a disposizione una descrizione completa del processo di certificazione, che includa la richiesta formale del servizio, il processo d'appello e le politiche riguardanti la sospensione, il ritiro e la cancellazione dell'attestato di certificazione?
Sì, PJR adotta delle politiche concernenti tutti i punti sopraccitati. Vi preghiamo di contattare la Direzione Commerciale PJR a Milano.

Come informate i clienti di ogni modifica nel vostro programma di certificazione? Avremo la possibilità di comunicarvi le nostre osservazioni su tali modifiche? Quanto tempo avremo a disposizione per implementare le modifiche una volta che sono state comunicate?
I clienti vengono notificati per iscritto di ogni eventuale modifica relativa al programma di certificazione. PJR accetta i commenti, incoraggia il dialogo ed è più che a disposizione per discutere le preoccupazioni dei clienti. Tipicamente, viene concesso un ampio periodo per implementare le modifiche. L'implementazione delle modifiche non deve essere provata per iscritto, ma piuttosto sarà monitorata da un nostro valutatore responsabile durante la vostra verifica di sorveglianza successiva.

La vostra società subappalta le attività di certificazione ad altre organizzazioni? Se sì, come qualificate tali organizzazioni?
Normalmente PJR non si avvale della collaborazione di altri enti di certificazione, in modo da mantenere i propri accreditamenti. Però, come altri enti di certificazione, PJR collabora con valutatori indipendenti, oltre ad utilizzare propri valutatori impiegati a tempo pieno. PJR adotta un rigoroso processo di qualificazione per i propri valutatori-collaboratori, che comprende una formazione e una valutazione continua.

Come notificate i clienti di eventuali omissioni del sistema di qualità o di deviazioni dalla norma? Quanto tempo sarà concesso per effettuare le modifiche necessarie?
I clienti vengono informati di eventuali deviazioni dal sistema di qualità attraverso l'emissione di un Rapporto di Non Conformità (RNC) al momento della verifica ispettiva. Tipicamente, le azioni correttive per non conformità minori vengono intraprese attraverso una corrispondenza con il valutatore responsabile entro 90 giorni dalla Vostra verifica ispettiva. L'implementazione sarà verificata alla successiva visita di sorveglianza richiesta. La correzione delle non conformità maggiori normalmente deve essere verificata dal valutatore attraverso una visita in sede.

È richiesto l'invio di una copia controllata del Manuale Qualità, e quanto tempo PJR impiegherà per visionare tale manuale?
PJR richiede l'invio del Manuale sulla Politica di Qualità al valutatore responsabile entro 30-45 giorni precedentemente la verifica di certificazione. Tipicamente, il tempo necessario per la visione del manuale è di 10-15 giorni. Prima invierete la documentazione, e più tempo avrete per effettuare le eventuali azioni correttive. Una volta che il contratto è stato accettato e firmato, Vi chiederemo di inviarci il Manuale Qualità affinché venga riesaminato ed approvato prima di effettuare e implementare qualsiasi revisione. Il Manuale Qualità deve essere pronto prima della verifica da parte dell'ente di certificazione. Se le modifiche non saranno comunicate al valutatore responsabile prima della data della verifica ispettiva, saranno riesaminate in sede dal valutatore responsabile.

Le modifiche/revisioni del nostro Manuale delle Politiche di Qualità avranno bisogno di una rivalutazione dopo la verifica ispettiva iniziale?
Normalmente no. PJR non richiede comunicazione scritta relativa a modifiche o cambiamenti nella documentazione. I manuali revisionati saranno controllati in sede durante una verifica di sorveglianza succesiva, senza costi aggiuntivi. I valutatori PJR permettono che si effettuino modifiche per il miglioramento continuo del manuale qualità. Comunque, il manuale qualità deve essere inviato 30-45 giorni prima della verifica iniziale così che il valutatore responsabile possa valutare il manuale e la sua corrispondenza allo standard.

Raccomandate o richiedete una visita di valutazione iniziale?
Una visita di valutazione iniziale è facoltativa; PJR non la richiede. Comunque, i benefici di una visita di valutazione iniziale sono numerosi, fra i quali: porre l'attenzione sulle debolezze del Vostro attuale sistema di qualità, acquisire esperienza e familiarità con il processo di verifica e i valutatori PJR, e aumentare le Vostre possibilità di passare la verifica ispettiva di certificazione. Normalmente, la visita di valutazione iniziale richiede circa il 60% del tempo preventivato per la verifica ispettiva di certificazione.

Se optiamo per una visita di valutazione iniziale, quando suggerite venga eseguita?
PJR raccomanda che le visite di valutazione iniziale siano eseguite entro 90 giorni dalla data dell'effettiva verifica ispettiva. Un visita effettuata oltre il periodo di tre mesi potrebbe portare ad un deterioramento del sistema di qualità dovuto a inattenzione e inattività.

Quanta importanza è data alla valutazione iniziale?
PJR ritiene che la valutazione iniziale sia un importante passo verso una verifica di certificazione di esito positivo. Benché la valutazione iniziale sia completamente facoltativa, il 99% dei clienti di PJR che si sono sottoposti ad una valutazioni iniziale hanno superato la verifica di certificazione al primo tentativo.

Raccomandate che i valutatori che hanno effettuato la valutazione iniziale facciano parte del gruppo di verifica per la certificazione finale? Avremo lo stesso valutatore responsabile in entrambe le valutazioni?
PJR s'impegna con i singoli clienti a garantire la coerenza fra il personale di valutazione. Raccomandiamo che almeno un membro del gruppo di valutazione iniziale faccia anche parte del gruppo per la verifica di certificazione; comunque, non possiamo garantire la disponibilità dei valutatori.

Sarà necessaria una rivalutazione se è richiesta una modifica allo scopo/campo di applicazione del sistema?
Se la modifica proposta è comunque in relazione al campo di applicazione del sistema di qualità esistente, normalmente è verificata ed approvata durante la verifica di sorveglianza successiva, per aiutare a minimizzare i costi. Se si tratta di un forte allontanamento dal campo di applicazione certificato, potrebbe essere richiesta una speciale valutazione per la sua approvazione.

Il cliente paga per la visita di valutazione iniziale?
Sì. Il cliente paga per la visita di valutazione iniziale, ma solo per i GiorniUomo o giornate (oltre alle spese corrispondenti) necessarie per valutare la conformità allo standard.

Quanto tempo la vostra società lascia passare dalla richiesta di certificazione alla data effettiva della verifica ispettiva?
Normalmente i clienti firmano un contratto con l'ente di certificazione addirittura prima che inizi il processo di implementazione del sistema qualità. Il motivo sottostante è che, stipulando in anticipo un contratto con l'ente di certificazione, il cliente può stabilire al più presto una relazione con il gruppo di verifica e acquisire familiarità col programma. Abbiamo rilevato che impegnandosi con PJR prima delle attività di implementazione del sistema qualità, i clienti tipicamente sono in grado di snellire il tempo normalmente speso nel processo di certificazione di circa il 30-40%. Per partecipare al nostro programma di "programmazione prioritaria", dovreste stipulare un contratto con noi il più presto possibile. I nostri Coordinatori del Programma di Verifica tipicamente organizzano le verifiche ispettive dai 60 ai 90 giorni in anticipo. I nostri valutatori cercheranno, se possibile, di programmare le verifiche di sorveglianza quando sono direttamente in sede per la verifica di certificazione.

Possiamo prenotare ora una data per la nostra verifica di certificazione e posticiparla o cancellarla più avanti senza pagare penali?
PJR si augura di stabilire la miglior relazione possibile coi propri clienti. Ciò include la volontà di essere flessibile, anche per quanto riguarda la programmazione delle verifiche di certificazione. Comunque, c'è una clausola nel contratto di PJR che precisa che è possibile cancellare una data senza incorrere in penali se la cancellazione viene effettuata non oltre un periodo di 21 giorni dalla data della verifica di certificazione.

Come vengono trattate le non conformità durante la verifica ispettiva?
Le non conformità possono essere maggiori o minori. Se la verifica di certificazione rivela solo non conformità minori, il valutatore responsabile raccomanderà la certificazione – lasciando in sospeso le azioni correttive. Evidenze oggettive delle azioni correttive possono essere inviate per posta o via fax entro 90 giorni dalla verifica ispettiva; quando il valutatore responsabile accetta le Vostre azioni correttive, sarà emesso l'attestato di certificazione (e le azioni correttive verranno verificate durante la verifica di sorveglianza successiva). Per quanto riguarda le non conformità maggiori, è richiesta una visita ulteriore per valutare le azioni correttive, ad eccezione di rari casi. La visita sarà limitata solo all'area in cui è stata riscontrata la non conformità. In ogni caso, la verifica ispettiva di PJR procederà, anche con la scoperta di non conformità maggiori; Vi sarà data comunicazione di ogni mancanza del Vostro sistema di qualità prima che il gruppo di verifica lasci lo stabilimento. Questa notifica scritta fa parte della verifica ispettiva formale.

Quanto tempo viene lasciato per correggere i difetti del sistema?
Le azioni correttive devono essere presentate entro 90 giorni dalla verifica ispettiva via fax, per posta o via e-mail. PJR permette che si effettuino azioni correttive in sede durante la verifica ispettiva, ammesso che il tempo impiegato nel riesame delle azioni correttive proposte non alteri in modo significativo il programma della verifica e i suoi obbiettivi. PJR incoraggia una riunione alla fine di ogni giornata in modo che vengano esaminate le eventuali azioni correttive. PJR non addebita nessuna tariffa per la revisione delle azioni correttive, tranne nel caso in cui la revisione riguarda non conformità maggiori (dal momento che è richiesta un'ulteriore visita).

Fino a che punto riesaminate e proponete eventuali osservazioni?
I valutatori PJR non si dilungano sulle osservazioni. Le osservazioni sono limitate a complete, ma concise note riportate sulle schede per le non conformità; altri commenti sono presentati sul rapporto finale di verifica ispettiva.

POLITICHE DELLA VERIFICA ISPETTIVA

Il vostro programma di formazione/certificazione interna segue uno schema specifico? È associato ad uno schema nazionale o internazionale?
Sì. Le verifiche interne di PJR sono condotte due volte l'anno. Lo schema di verifica segue le linee guida delineate nella Guida 62 per le verifiche ispettive dei sistemi di gestione qualità (SGQ) e nella Guida 66 per le verifiche ispettive dei sistemi di gestione ambientale (SGA).

La nostra società sarà in grado di verificare le credenziali dei valutatori? E in caso non fossimo soddisfatti del valutatore assegnatoci, possiamo richiederne un altro?
È possibile apportare modifiche al gruppo di verifica, se necessario; PJR è flessibile a riguardo. Potete contattare il personale PJR al nostro ufficio di Milano per ottere informazioni sui possibili valutatori.

Come trattate i reclami relativi ai valutatori?
Il nostro Reparto del Servizio Clienti si occuperà dei reclami, in conformità a quanto prescritto dalle relative procedure; ciò potrebbe richiedere l'intervento sia del Presidente sia dell'Audit Program Manager.

I valutatori assegnatici avranno conoscenza dei nostri prodotti e delle nostre tecnologie?
PJR si attiene ai più rigorosi requisiti della Guida 62 e della Guida 66 relative all'esperienza e all'expertise dei valutatori.

Quanto tempo dura la certificazione? (Per quanto tempo sarà valido l'attestato di certificazione?)
L'attestato di certificazione sarà valido per tre anni. Al termine di tale periodo, verrà programmata una nuova verifica ispettiva di certificazione per il rinnovo dell'attestato. Grazie alla familiarità acquisita del sistema e ad altri fattori, per questa verifica ispettiva saranno impiegati all'incirca i 2/3 del tempo della verifica di certificazione iniziale. PJR raccomanda un programma di "valutazione continua". Se scegliete questo programma, le visite di sorveglianza verranno condotte ogni sei mesi, riducendo il bisogno di una completa verifica ispettiva di rivalutazione alla fine del triennio.

Ogni quanto richiedete le verifice di sorveglianza?
I preventivi per i clienti sono preparati sulla base di verifiche di sorveglianza che possono verificarsi ogni 6 mesi o 12 mesi, con la ricertificazione dopo 36 mesi. Molti dei nostri clienti preferiscono optare per la sorveglianza ogni sei mesi in modo da non essere ri-valutati alla fine dei tre anni. Infatti i costi del programma di sorveglianza annuale sono simili a quelli del programma di valutazione continua, menzionato nella risposta precedente, che è più facile da gestire.

Quanti elementi del sistema di qualità sono considerati durante la verifica di sorveglianza?
PJR ha sviluppato una matrice che si occupa di questo argomento. Potete trovare la matrice in una delle appendici del vostro preventivo.

L'ente di certificazione acconsente all'utilizzo del proprio logo?
Sì, è possibile utilizzare il logo e questo viene fornito nella forma di grafica "camera-ready". Il logo, comunque, non può apparire sui prodotti della Vostra società. Verranno fornite delle linee guida sull'utilizzo del logo, insieme ai certificati e alla grafica "camera-ready" del logo stesso.

Che percentuale di successo avete nel conferire la certificazione alla prima verifica ispettiva? E alla seconda verifica ispettiva? Quanti tentativi sono necessari, normalmente?
PJR, in tutta la sua carriera, ha avuto solo un cliente che non è riuscito ad ottenere la certificazione durante la prima verifica ispettiva. PJR è molto orgogliosa del successo che ha nel certificare i propri clienti.

Cosa rende migliore la vostra società rispetto ad altri enti di certificazione?
PJR si vanta di avere conferito la certificazione a molte società Fortune 500. Nonostante ciò PJR lavora con aziende di qualsiasi dimensione e di qualsiasi tipo. La relazione fra ente di certificazione e il cliente è di lunga durata, sviluppata grazie ad una combinazione di comunicazione, expertise dei valutatori e servizio. Offriamo anche i seguenti vantaggi:

• Nessuna tariffa per la richiesta di un preventivo
• Nessuna visita preliminare e mandatoria
• Nessuna penale per cambio di programmi (con preavviso ragionevole)
• Nessun costo nascosto
• Nessuna tariffa per lavoro straordinario
• Nessuna tariffa oraria per le azioni correttive
• Minime spese dei valutatori, nessun margine di profitto sulle spese di viaggio, tutte le spese sono al loro costo
• Impiego di valutatori della zona, se è possibile

COSTI

C’è una tariffa per avere un preventivo?
No.

Come vengono determinati i costi della verifica ispettiva di certificazione?
Tutti gli enti di certificazione sono obbligati a seguire le line guida internazionali sui requisiti dei giorni-uomo per la norma in questione. I preventivi per le verifiche ispettive di certificazione si basano sul tempo che si stima durerà la verifica. I principali fattori che vengono considerati per determinarne la durata comprendono: dimensione dell’azienda che deve essere verificata; numero di dipendenti e complessità di funzionamento (numero di turni, numero di linee di prodotto, natura dei prodotti forniti).

Potete fornire un campione dei costi così che possiamo stimare le tariffe applicabili al nostro caso?
Sì, PJR vi può fornire una tabella dei tempi e dei costi che vi darà un’idea dei costi della verifica.

E quali saranno i costi per le verifiche di sorveglianza?
Nel preventivo per la verifica di certificazione, PJR indica anche i costi delle verifiche di sorveglianza. Una verifica di sorveglianza è un’analisi parziale del sistema qualità che verifica che l’azienda abbia continuato la manutenzione del sistema. Generalmente, una verifica di sorveglianza richiede dal 25% al 33% del tempo richiesto per la verifica ispettiva di certificazione.